各学院、机关各部门，各附属医院，各中心、研究院：
经2022年第23次校长办公会审议通过，现将《福建医科大学档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。
福建医科大学
2022年7月9日
福建医科大学档案管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步规范档案工作，推动档案管理科学化、标准化、专业化、信息化，全面保障档案资源的开发与利用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等文件，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指学校职能部门（单位）及其个人在从事党政管理、教学、科研、招生及其他社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，应当纳入学校整体发展规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时一并做好档案收集整理归档工作。
第四条 学校档案分为一级档案和二级档案，列入学校档案管理机构统一管理的为一级档案，部门（单位）自行管理的为二级档案。部门（单位）应当分别以年度和项目为单位，收集整理二级档案。
第二章 职责分工
第五条 学校档案管理机构是保存和利用一级档案的专门机构，主要职责如下：
（一）负责制定学校档案事业发展规划、规章制度并推动落实；
（二）负责贯彻落实国家、上级有关档案工作政策法规和具体要求；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料；
（四）负责编制检索工具，编研、出版档案史料，开发学校档案信息资源；
（五）负责学校档案信息化建设；
（六）负责学校档案开放和利用，利用档案开展多种形式的宣传教育活动。
（七）负责学校档案工作人员的业务培训；
（八）负责组织人员参加国内外档案学术研究和交流活动，开展档案理论与业务研究。
（九）负责指导、督促、检查学校各部门（单位）二级档案建设。
第六条 学校各部门（单位）是档案形成机构，应至少指定1名工作人员负责档案工作并报备学校档案管理机构。部门（单位）档案工作人员应当配合学校档案管理机构做好一级档案收集整理工作，同时做好部门（单位）二级档案工作。
第三章 档案归集
第七条 学校对纸质档案和电子档案实行同步归档。学校一级档案分为文书档案、科学技术研究档案、基本建设档案、招标采购档案、会计档案、仪器设备档案、声像档案、出版物档案、实物档案、电子档案、干部人事档案、领导干部廉政档案、重大活动和突发事件档案等十三类。
干部人事档案、领导干部廉政档案等根据需要，可以直接委托业务主管部门管理。
学校档案管理机构和委托管理机构应当根据前款规定的不同类型制定管理规定，明确归档范围、标准、程序和基本要求。
第八条 学校一级档案以本校形成的不同载体、形式的材料为主，特别是全局性、综合性的材料应当归档；上级和外单位针对学校指令性、指导性的文件材料及重要来文、来电、来函，可以作为学校一级档案予以归档。
第九条 学校一级档案实行材料形成部门（单位）立卷归档制度。部门（单位）档案人员应当遵照各类档案管理规定，做好收集、整理、立卷、归档工作。
学校有关部门（单位）对科研成果、产品研制、基建工作、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时，应当通知学校档案管理机构安排有关档案工作人员参加。鉴定和验收环节，发现文件材料不符合档案管理有关规定的，档案工作人员应当不予通过。
第十条 学校教职医护员工在非公务活动中形成的重要材料，学校档案管理机构在征得个人同意后，可以按照征集、代管等形式进行管理。鼓励教职医护员工向学校档案管理机构捐赠有保存价值的档案。
第十一条 学校部门（单位）撤销时，应对撤销前形成的档案进行整理，移交学校档案管理机构。部门（单位）合并时，档案工作由合并后的部门（单位）负责。部门（单位）分立时，若原部门（单位）存续，档案工作由存续部门（单位）负责。
第十二条 学校有关部门（单位）应当在每年3月份，严格依照各类档案管理规定做好上一年度档案的移交工作。如有特殊情况，经档案管理机构授权，可提前或延期移交。
第四章 档案保管
第十三条 学校档案管理机构应当严格做好一级档案的接管工作，及时对移交的档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第十四条 学校档案管理机构应当根据有关规定确定档案保管期限。保管期满，会同有关业务部门组成鉴定小组，开展档案鉴定和销毁工作。
第十五条 保管学校一级档案必须配置专用库房，按照行业规范标准建设库房并配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。学校档案管理机构应当定期检查一级档案保管情况，第一时间消除安全隐患；特殊情况，应当立即向上级领导报告并及时处置。
存放涉密档案应设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第十六条 学校档案管理机构应当采取先进的档案保护技术，防止一级档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的一级档案，应当及时修复或者复制。对特别重要的一级档案和破损、褪色修复的一级档案应当及时数字化，转化为电子档案保管。
第十七条 部门（单位）档案工作人员应当做好所属二级档案保管工作，及时梳理规整各类档案，定期检查档案保管情况，及时解决存在问题。部门（单位）负责人应当为档案工作提供必要条件，督促所属档案工作人员履职尽责。
第五章 档案利用
第十八条 学校档案管理机构应当编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，主动开发一级档案信息资源并做好利用工作。
第十九条 学校档案管理机构应当认真执行档案统计年报制度，按照国家、上级和行业有关规定报送档案工作有关报表和材料。
第二十条 学校档案管理机构根据有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或个人无权公布学校一级档案。
属于下列情况之一的，不对外公布：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利、技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）学校规定限制利用的。
第二十一条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
外国人或者外国组织利用学校已开放的档案，应当经上级有关主管部门介绍以及分管档案工作的校领导同意。
第二十二条 学校各部门（单位）及其个人查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经学校档案管理机构负责人批准。查阅涉及尚未公开的作品、科研成果等内容的档案，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管档案工作的校领导审批。查阅涉及重大问题或国家秘密的档案，应当经学校保密工作领导小组批准。
第二十三条 重要、珍贵的一级档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经学校档案管理机构负责人批准。加盖学校档案管理机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案管理机构应当无偿和优先提供。
第二十四条 学校档案管理机构应当采取多种形式，开展档案宣传教育工作和档案编研工作。出版档案史料和对外公布档案，应当经档案形成部门（单位）同意，并报请分管档案工作的校领导审批。
第六章 档案信息化
第二十五条 档案信息化应当纳入学校信息化发展规划。学校档案管理机构应当大力推进档案数据化工作，逐步开展一级档案数字化扫描和信息转录工作，有序推进档案数据化、知识化管理。
第二十六条 学校档案管理机构和信息部门应当加强沟通，协同推进数字档案管理信息系统与办公自动化系统、各业务系统无缝衔接，互联互通，实现档案数字资源跨部门共享利用。
第二十七条 学校档案管理机构接收一级电子档案时，应当进行必要的检测后方可办理移交手续，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全。
第七章保障措施
第二十八条 学校档案管理机构应当适时开展档案工作人员交流培训，不断提高学校档案工作人员业务能力。
第二十九条 学校设立档案工作专项经费，为档案管理机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。
第三十条 学校档案管理机构可以针对档案工作中做出突出贡献的部门（单位）和个人，提请学校予以表彰和奖励。
第三十一条 有下列行为之一的，学校有关部门可以依据职权，依法依规对有关责任人进行处理：
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附则
第三十二条 专项档案管理有关规定由学校档案管理机构根据实际工作需要，另行印发。
第三十三条 学校二级单位（含学校所属企业）可以参照本办法管理所属档案，也可以结合本办法出台档案管理有关制度。
第三十四条 本办法由学校档案管理机构负责解释。
第三十五条 本办法自发布之日起施行，上级文件另作规定的，从其规定。《福建医科大学档案工作规定》（闽医大〔2003〕文212号）、《福建医科大学电子文件归档管理暂行规定》（闽医大〔2006〕249号）同时废止。
